1. Автоматизація бухобліку "1С:Бухгалтерія"

2-й урок. Константи, довідники, план рахунків

Пропонуємо черговий урок школи автоматизації бухобліку, розпочатої у "Документах для роботи" №№42, 43. У минулих номерах ми обговорювали переваги автоматизації бухгалтерії, а також предметно вивчали основні елементи, які використовуються у роботі з програмою "1С: Бухгалтерія" ПРОФ 6.0 українська версія. Отже, ви придбали цю версію і хочете навчитись працювати з нею, лишень не знаєте як. Ми вам охоче допоможемо.

Декiлька слiв про пiдприємство, що буде слугувати прикладом, та його облiкову полiтику

ТзОВ "Перевал" має виробничий цех, складськi примiщення, офiс i магазин. З власних примiщень є тiльки офiс, решта орендуються. Також є основнi засоби, що належать до всiх трьох груп по нарахуванню зносу.

Облiк придбаних матерiалiв здiйснюється за фактичною собiвартiстю. Знос "дорогих" МШП (це тi, що дорожчi за 5,10 грн) нараховується в розмiрi 100% вiд вартостi в момент передачi в експлуатацiю. Варiантiв щодо вибору моменту реалiзацiї не iснує - реалiзованою вважається вся вiдвантажена продукцiя або товари незалежно вiд дати отримання за неї оплати (метод нарахування).

Товари на складах (в гуртовiй торгiвлi) облiковуються за цiнами придбання без ПДВ на субрахунку 41.01, а товари в роздрiбнiй торгiвлi облiковуються за цiнами продажу разом з ПДВ на субрахунку 41.02. Торговельна нацiнка разом з ПДВ - на субрахунку 42.01.

Облiк валових доходiв ведеться з використанням 18 та 48 рахункiв вiдповiдно до рекомендацiй Мiнiстерства фiнансiв вiд 04.08.97 р.

1 План рахункiв

• Головним довідником (списком) в системi є план рахункiв. Його структура визначає те, як ви ведете облiк. Крiм того, важливо те, що уся система звiтiв для контролюючих органiв, якi заповнюються автоматично, тiсно пов'язана з планом рахункiв, що використовується.


План рахункiв, який пропонується в стандартнiй поставці від компанії "ДИСК", розрахований на автоматизацiю облiку підприємств з рiзними видами дiяльностi.

2 Довiдники

• Пiсля того як ви спланували ваш документообiг, визначилися з облiковою полiтикою пiдприємства, розпочинається дуже вiдповiдальний i делікатний процес - налаштування бухгалтерської програми на вашi потреби i пiд специфiку вашого пiдприємства. Основна робота проводиться один раз - власне перед початком безпосереднього використання програми. Ви вiдчули вiдповiдальнiсть моменту?


Звичайно, в подальшiй роботi завжди можна буде змiнити деякi аспекти ведення облiку, але основні принципові питання варто вирiшити вiдразу. Складається ця важлива робота з двох етапiв: формування плану рахункiв та органiзацiї аналiтичного облiку. Якщо користуватись термiнологiєю " 1С:Бухгалтерiї", це означає, що ви будете займатися корекцiєю iснуючих i заповненням запропонованих довiдникiв. План рахункiв, наприклад, є одним з довiдникiв бухгалтерської системи.

Ви також пам'ятаєте, що органiзований вiн як список, а проглядати список i змiнювати його ви вже вмiєте. Зверніть увагу, що план рахункiв, наведений в програмi, вiдповiдає вимогам чинного законодавства, а вiдповiдно - ви не можете вносити новi номери рахункiв, проте можете створювати новi субрахунки. Розробники програми скористалися цим правом, наприклад, при створеннi субрахункiв для рахункiв 18 i 48, якi пронумерованi i названi вiдповiдно до рядкiв i роздiлiв декларацiї про прибуток.

• Перед тим як розглядати план рахункiв, перегляньте такий режим роздiлу "Операцiї" головного меню, як "Види субконто".

Цього буде достатньо для того, щоб ви зорiєнтувались, це - перелiк спискiв аналiтики та довiдкової iнформацiї, якою користується бухгалтерiя пiдприємства: товари, готова продукцiя, власнi основнi засоби, МШП, контрагенти (постачальники i покупцi), працiвники тощо. Нехай надалi незнайоме слово "субконто" вас бiльше не лякає.

• А тепер заходьте в режим "Рахунки" роздiлу "Операцiї" головного меню.

• Код (номер) рахунка та субрахунка.

• Назва рахунка або субрахунка.

• Назва виду об'єкта аналiтичного облiку (субконто), якщо по даному рахунку або субрахунку ведеться аналiтичний облiк.

• Якщо в графi стоїть "+", то це означає, що по даному рахунку або субрахунку ведеться кiлькiсний облiк (ведення кiлькiсного облiку передбачає наявнiсть аналiтичного).

• Якщо в графi стоїть "+", то це означає, що по даному рахунку або субрахунку ведеться валютний облiк.

• Якщо в графi стоїть "+" - по даному рахунку або субрахунку в звiтах довiльної форми можна виконувати аналiз оборотiв з iншими рахунками за окремими об'єктами аналiтичного облiку (субконто) цього рахунка.

---

Довідка

Для кожного рахунка (субрахунка) не можна вибрати бiльше ніж одне субконто, по якому має вестися аналiтичний облiк. Якщо на синтетичному рахунку вже вибране субконто, то вибрати iнший вид субконто для субрахунка цього рахунка неможливо.

---

• Для швидкого руху по плану рахункiв достатньо набрати першi цифри потрiбного вам рахунка. Можна також шукати за довiльною лiнiйкою символiв, що входять в назву рахунка. Пошук здiйснюється за допомогою пiктограми "бiнокль"

Control+F3 - визначення параметрiв пошуку та їх виконання:

F3 - повторення пошуку в тому ж напрямку;

Shift + F3 - повторення пошуку вперед за списком (вправо i вниз);

Alt + F3 - повторення пошуку назад за списком (влiво i вгору)

• Для того щоб роздрукувати план рахункiв, натиснiть клавiшу

Програма запропонує на вибiр друк з субрахунками або без них. Щоб змiнити режим на потрiбний, натиснiть клавiшу "Пробiл" або клацнiть на вказаному параметрi "мишкою". Встановивши параметр, натиснiть клавiшу

або кнопку "Сформувати". Програма видасть в окремому вiкнi звiт про список рахункiв. Цей список можна переглядати за допомогою клавiш перемiщення курсора або лiнiйок прокрутки.

• Для друку натиснiть клавiшу або пiктограмку "принтер".

---

Довідка "ГК":

Введення нового субрахунка доцiльне для вiдображення особливостей вашого облiку i структури пiдприємства. Наприклад, на пiдприємствi є два склади з матерiалами. Бухгалтерiї необхiдно отримувати iнформацiю по кожному з них. Введiть додатковий субрахунок 05.23 для облiку другого складу. Користуючись рекомендацiями попередньої публiкацiї, зробіть це самостiйно.

---

• Оскільки передбачається ведення аналiтичного облiку по цьому складу, необхiдно вибрати вид субконто. Для цього переведiть курсор в графу "Вид субконто" напроти нового субрахунка i натиснiть клавiшу


Поле стане активним. За допомогою "мишки" натиснiть на кнопочку в кiнцi лiнiйки або клавiшу

З'явиться вiконечко зi списком видiв субконто. Виберiть необхiдний елемент - у нашому випадку це будуть "Матерiали".

Натиснiть

i це субконто пропишеться напроти нововведеного субрахунка. До речi, аналогiчним чином можна змiнювати вже вибране субконто.


• Тепер необхiдно встановити ознаку кiлькiсного облiку. Якщо цього не зробити, то матерiали на нововведеному субрахунку будуть облiковуватися лише за вартiстю без урахування кiлькостi. Для цього поставте курсор в графу К. (кiлькiсть) напроти субрахунка 05.23 i натиснiть клавішу


Поле стане активним i з'явиться кнопочка.

Клавiшами

вiдповiдно встановiть (приберiть) символ "+" в цiй графi, цього ж можна досягнути, натискаючи "мишкою" на кнопочку в активнiй лiнiйцi. Натиснувши клавiшу

пiдтвердiть свiй вибiр.

• Крiм розглянутої операцiї введення нових записiв в план рахункiв, є також можливiсть видаляти вже iснуючi. Для видалення запису достатньо пiдвести курсор на довiльне поле запису i натиснути клавiшу


або кнопочку "Вид." пiд планом рахункiв - програма вас перепитає, чи видаляти запис. Пам'ятайте, ламати - не будувати, це завжди легко. Цiлком можливо, що зараз вам не потрiбен якийсь рахунок програми, однак невiдомо, чим займатиметься ваше пiдприємство через декiлька рокiв.

---

Довідка "ГК":

Неприпустимо видаляти рахунки пiд час експлуатацiї програми, бо видалений рахунок міг бути вже задіяним. Тоді пiсля видалення рахунка програма i бухгалтер втратять доступ до його сум.

---

• Якщо вам не сподобався запропонований план рахункiв, ви, безумовно, можете створити свiй, але майте на увазi, що в цьому випадку вам доведеться провести коригування таких документiв, запропонованих програмою, як накладнi на вiдвантаження i прихiд, касовi ордери, авансовi звiти, нарахування амортизацiї, розрахунок зарплати тощо залежно вiд того, якi саме рахунки i субрахунки ви змiнювали. Крiм того, вся запропонована звiтнiсть довiльної форми, тобто декларацiї про прибуток i ПДВ, розрахунки податкiв, звiти по соцiальному страхуванню будуть працювати некоректно i їх доведеться настроювати заново.

Погодьтесь, легше використовувати той план рахункiв, який є. Крiм того, застосовуючи запропонованi субрахунки, можна уникнути такої неприємної роботи, як коригування звiтностi внаслiдок її змiн, а в умовах нашого законодавства деякi форми змiнюються iнодi щокварталу. Компанія "ДИСК" надає своїм користувачам оновленi варiанти звiтностi, зберiгаючи при цьому iснуючий план рахункiв.
Звернiть увагу на рахунки 60 i 76 - субрахунки на них створенi згідно з вимогами нашого податкового законодавства, де будуть роздiленi обороти з ПДВ i без ПДВ. Аналогiчно побудованi рахунки 61 i 62.

Рахунок 68 "Розрахунки з бюджетом" мiстить субрахунки, на яких ведеться облiк iснуючих податкiв. Бажано не змінювати нумерацiю цих субрахункiв, навiть якщо до впровадження комп'ютерного облiку ви використовували iнакшу. Все це з тих самих мiркувань - не буде працювати звiтнiсть. Це ж стосується також 65, 67 та 69 рахункiв.

Пiд потреби податкового законодавства на рахунку 20 "Основне виробництво" вiдкрито два субрахунки: 20.01 "Основне виробництво: матерiальнi витрати" (залишки по цьому субрахунку беруть участь в коригуваннi при складаннi звiтностi) i 20.02 "Основне виробництво: загальнi витрати", залишки по якому вiдповiдно не беруть участi в коригуваннi, там облiковується зарплата працiвникiв, нарахованi на неї податки, використанi для виробництва послуги тощо. Аналiтичний облiк на субрахунку 20.01 ведеться за видами готової продукцiї. Загальногосподарськi витрати облiковуються на рахунку 26. Наприкiнцi мiсяця витрати, накопиченi на субрахунках 20.02 та 26, списуються на рахунок 20.01, причому здiйснюється розподiл за видами готової продукцiї.

---

Рекомендація

Для облiку використовуйте субрахунки навiть там, де спочатку це здається непотрiбним, наприклад, рахунок 51. Поки у вас вiдкритий тiльки один розрахунковий рахунок в банку, вести облiк цiлком достатньо на бухгалтерському рахунку 51, але як тiльки з'явиться ще один - перед вами постане проблема, як же його облiковувати. Ви, безумовно, введете субрахунок пiд цей додатковий рахунок в банку, але на вас чатує неприємнiсть - обороти по рахунку в цiлому не будуть вiдповiдати сумi оборотiв по субрахунках, крiм того, наочно не відображено сальдо основного розрахункового рахунка. Не хвилюйтеся, вихiд є i з цiєї ситуацiї: достатньо перенести залишок з рахунка 51 на субрахунок 51.01, пожертвувавши при цьому правильнiстю вiдображення оборотiв по рахунку в цьому перiодi.

---

3 Органiзацiя аналiтичного облiку

• Пiсля успiшного подолання першого етапу - настроювання плану рахункiв, переходимо до другого - органiзацiї вашого аналiтичного облiку. Для прикладу розглянемо склад з товарами. Весь ваш асортимент товарiв має знаходитися в субконто "Товари", i ви маєте пам'ятати, що бухгалтерська програма допускає трирiвневу аналiтику, що допоможе вам не просто переписати в одному списку всi назви товарiв, якi у вас є (уявляєте собi список довжиною в декiлька тисяч позицiй?), а згрупувати їх так, щоб було зручно ним користуватися.

На першому рiвнi можуть бути загальнi групи товарiв, об'єднанi за якоюсь великою родовою ознакою. А далi ви їх подрiбнюєте вiдповiдно до ваших потреб. Подумайте, звiти якого роду вам би хотiлося отримувати: за якими групами окремо, а що можна було б об'єднати.

Основна вимога - групи не мають перекривати одна одну. Iнакше кажучи, при отриманнi чи вiдвантаженнi товару у вас не має виникати сумнiвiв, до якої саме групи ви вiдносили аналогiчний товар ранiше.

Склад на рахунку 41-01

Група 1

• підгрупа 1.1
• товар 1.1.1
• товар 1.1.2
• і т.д.
• підгрупа 1.2
• товар 1.2.1
• товар 1.2.2
• і т.д.
• підгрупа 1.3

і т.д.
• товар 1.3.1
• товар 1.3.2
• і т.д.

• Намагайтесь передбачити можливiсть збiльшення асортименту в подальшому, адже поповнювати список груп та пiдгруп, перелiк товарiв ви зможете в будь-який момент. Не робіть спроб розбивати групи з огляду на те, чи помiститься весь список на екранi, чи нi: як і для будь-якого списку, тут також iснує швидкий пошук - достатньо набрати першi декiлька букв (цифр) назви групи (товару). Не варто у верхньому рiвнi субконто "Товари" помiщати постачальника: замiсть складу, отримаєте перелiк постачальникiв, що зробить неможливим пошук. Виняток - постачальник унiкального товару, причому єдиний.

Довжина запису для назви об'єкта в списку - до 25 символiв, цiлком достатньо, щоб описати вид товару повнiстю.

Якщо трьох рiвнів аналiтики вам не потрiбно, то можете використовувати тiльки два, але в подальшому на три рiвнi переходити буде незручно, тому що бухгалтерськi звiти по другому рiвню в однiй своїй частинi будуть видавати iнформацiю про товар (другий рiвень останнiй), а в другiй частинi - про групу товарiв (третiй рiвень останнiй). Тобто ви отримаєте звiт з неоднорiдною iнформацiєю, аналiзувати який буде досить складно.

---

Довідка "ГК":

При формуваннi записiв на нижньому рiвнi аналiтики ви маєте пам'ятати, що саме ця назва потрапить до друкованої форми, тобто до рахунка, накладної, податкової накладної, звiту тощо.

НЕПРАВИЛЬНИЙ ЗАПИС:

Канцтовари № папка № а-10;

до друкованої форми потрапляє а-10

ПРАВИЛЬНИЙ ЗАПИС:

Папки № папка а-10

Створювати групу "Канцтовари" недоцiльно, бо вона дуже велика i мiститиме значну частину асортименту, лiпше декiлька конкретніших: "Папки", "Ручки" тощо.

---

• Декiлька слiв про такий вид субконто, як "Контрагенти". Недоцiльно вводити окремо покупцiв i окремо постачальникiв, бо досить часто постачальник одночасно є i покупцем, та, по-друге, всi документи, що поставляються з програмою, розрахованi саме на субконто "Контрагенти". Як всяка аналiтика, "Контрагенти" можуть мати три рiвнi. Зручно обмежитися двома: назва контрагента - документ. Звiти можна отримувати щодо кожного контрагента по кожному документу або по всiх разом.

• "1С" - зареєстрована в Росiї торгова марка фiрми "1С".
• "ДИСК" - зареєстрована в Українi торгова марка компанiї "ДИСК".
• Microsoft, Windows, Windows 95 - зареєстрованi в США торговi марки Microsoft Corporation.