2. Автоматизація бухобліку "1С:Бухгалтерія"

2-й урок (продовження). Внесення залишкiв, заповнення списку значень субконто

Цією публікацією ми продовжуємо цикл уроків школи автоматизації бухгалтерського обліку з допомогою програми "1С:Бухгалтерія", розпочатий у №№ 42, 43, 46. Ми вже обговорили переваги автоматизації бухгалтерії, визначили структуру плану рахунків та з'ясували, як налаштувати програму під специфіку певного підприємства. Тепер ми поговоримо про те, як продовжити роботу з програмою: встановити робочий період і робочу дату, внести залишки і заповнити список субконто.

4. Внесення залишкiв
тiльки для пiдприємств, якi вже вели бухгалтерський облiк

• Залишки вносяться по всiх рахунках на початок того перiоду, з якого ви збираєтесь використовувати програму, тому потрiбно визначитися з цiєю датою. Це може бути початок року, початок кварталу, початок мiсяця.

---

Довідка "ГК":

При внесеннi залишкiв не варто повертатися на значний перiод назад, адже доведеться провести всi документи, що були обробленi бухгалтерiєю за цей перiод. З iншого боку, якщо ви внесете iнформацiю з середини року, то не зможете одержати повноцiннi рiчнi звiти.Э

---

2 Встановити робочу дату.

д. Встановити робочий перiод.

При введеннi залишкiв на початок кварталу слiд встановити робочим перiодом попереднiй квартал, при внесеннi залишкiв на початок року - останнiй квартал попереднього року, при внесеннi залишкiв на початок мiсяця (не першого мiсяця кварталу) - поточний квартал. Для цього виберiть в головному меню роздiл "Звiтнiсть" пiдроздiл "Розрахунок пiдсумкiв". За допомогою "мишки" або клавiш керування курсором на клавiатурi для параметра "Робочий перiод" встановiть потрiбний квартал. Пiдтвердiть вибiр натисканням клавiшi

3 Встановити iнтервал перегляду операцiй.

В роздiлi "Операцiї" головного меню виберiть пiдроздiл "Iнтервал операцiй" i за допомогою "мишки" або клавiатури встановiть дату початку i кiнця iнтервалу. Початок має бути не пiзнiшим від тієї дати, якою ви збираєтесь вносити залишки, а дату кiнця встановiть через квартал або пiвроку (малюнок 3).

Натиснiть кнопку.

---

Рекомендація

Якщо ви хочете почати працювати, скажiмо, з другого кварталу, то залишки необхiдно внести станом на перше квiтня. Для цього проводки iз залишками необхiдно записати будь-якою датою з першого кварталу - наприклад, 31 березня.

---

Пiсля виконання описаних дiй можна розпочинати внесення залишкiв. Це здiйснюється вручну в журналi операцiй, що вiдкривається в роздiлi "Операцiї" головного меню. У ньому поки що немає жодної проводки. Залишки вносяться у виглядi проводок, де вiдповiдний рахунок або субрахунок кореспондує з допомiжним рахунком 00.

Станом на 01.04.99 р. потрiбно внести дебетовий залишок коштiв на р/р 51.01 в сумi 15217,15 грн та кредитовий залишок рахунка 85.01 в сумi 7000,00 грн.

Проводки: 31.03.99 Дт 51.01 Кт 00 15217,15 "Внесення залишкiв"

---

Довідка "ГК":

Якщо рахунок має субрахунки, то залишки потрiбно вносити тiльки по субрахунках. Загальний залишок по рахунку буде сформовано програмою самостiйно як суму залишкiв по субрахунках вiдповiдного бухгалтерського рахунка.

Якщо рахунок має аналiтичний облiк (в планi рахункiв до нього прив'язане певне субконто), то залишки вносяться по кожнiй позицiї аналiтичного облiку по сумi та кiлькостi, якщо вибрано також кiлькiсний облiк. Вносити залишок в загальному не потрiбно, вiн складеться iз залишкiв, внесених по позицiях аналiтики.

(нагадуємо, що рекомендується використовувати субрахунки навiть там, де вам, на перший погляд, це видається непотрiбним);

---

Загалом, для дебетових (активних) залишкiв рахунок 00 ставиться по кредиту, а для кредитових (пасивних) - по дебету.

5. Заповнення списку значень субконто

А тепер декiлька слiв про те, як заповнити список значень субконто, наприклад "Контрагенти". В роздiлi "Операцiї" головного меню виберiть пiдроздiл "Види субконто", станьте курсором на субконто "Контрагенти" i за допомогою "мишки" натиснiть кнопку

або

клавiшу.

Перед вами вiдкриється вiкно "Список субконто-Контрагенти" - поки що без записiв. Новi елементи в цьому списку вводяться або за допомогою кнопки "Нов" або за допомогою клавiшi. "Insert"

Програма нумерує їх сама. Номер є унiкальним, тому вашу спробу записати новий елемент з вже iснуючим номером програма не пропустить. Ви записуєте назву нового елемента та пiдтверджуєте його внесення натисканням кнопки "Зап" або клавiшi. "Enter"

Елемент списку, який не має нижнiх рiвнiв аналiтики, позначається жовтою папочкою, а елемент, що становить групу, пiд якою є нижнi рiвнi аналiтики, - жовтою папочкою з "+". Для того, щоб створити (вiдкрити) пiдлеглий рiвень, достатньо клацнути двiчi "мишкою" по папочцi, для того щоб повернутися у верхнiй рiвень, - двiчi по назвi цього рiвня, напроти якої стоїть вiдкрита папка, а сам запис видiлений сiрим кольором . Внесення елементiв списку аналiтики на нижнiх рiвнях здiйснюється аналогiчно.

---

Довідка "ГК":

При внесеннi таких об'єктiв аналiтики, як товари, матерiали, готова продукцiя, МШП, основнi засоби тощо, цiна об'єкта вказується (тiльки!!!) на нижньому рiвнi, на верхнiх - проставляється нуль.

---

---

Практика

Нова проводка вводиться або за допомогою клавiшi "Insert" або за допомогою кнопки. "Нова правка"

• Копiювання проводок

• Перевiрка коректностi внесення залишкiв

---

Довідка "ГК":

Ознакою коректного внесення залишкiв є нульове сальдо по допомiжному рахунку 00 на кiнець перiоду, в якому вносились залишки (картинка свiдчить про некоректнiсть внесення залишкiв).

---

Пiсля завершення титанiчної працi внесення залишкiв (якщо об'єктiв аналiтики багато, то це може зайняти не один день), перевiрки правильностi внесеного та корекцiї виявлених помилок (бажаємо, щоб їх не було) встановiть робочим перiодом той, в якому ви збираєтесь працювати (пункт "Розрахунок пiдсумкiв" роздiлу "Звiтнiсть" головного меню, як було описано на початку в п.4).

Тепер програма готова до роботи, а вам залишилося навчитися використовувати всі її можливості.

---

Довідка "ГК":

Якщо ви вже користувалися програмою "1С:Бухгалтерiя", то фірма - постачальник "1С:Бухгалтерiя" ПРОФ 6.0 українська версiя може допомогти вам здійснити конвертацію залишків або всiєї попередньої бази даних. Але майте на увазі, що структура аналітики при цьому збережеться з попередньої програми, і, відповідно, якщо вас не влаштовувала попередня структура даних, або якiсть поновлення звiтностi, або якiсь iншi елементи в обслуговуваннi, то не варто всі ці недоліки переносити до української версiї програми. Набагато ефективніше буде вручну внести залишки, навіть затративши на це деякий час, аніж протягом всієї подальшої роботи програми боротися, часто безуспішно, з невдалою організацією вашої iнформацiї.

---

План публiкацiй циклу "Автоматизація бухобліку "1С:Бухгалтерія"

1. Основнi елементи, якi використовуються у роботi з "1С:Бухгалтерiєю" ПРОФ 6.0 українська версiя. "ГК" №43

2. Як почати працювати з програмою пiдприємству

а) що починає з "нуля";

з вже iснуючою бухгалтерiєю: константи, довiдники, план рахункiв;

"ГК" №46

Поточний урок

б) внесення залишкiв.

Наступні теми

3. Термiнологiя програми, її режими роботи, типи операцiй, форми введення iнформацiї.

4. Облiк грошей: каса та банк.

5. Документи, якi не здiйснюють проводок (плановi документи) - платiжнi доручення, рахунки, контракти, внесення готiвки до банку.

6. Облiк пiдзвiтних сум.

7. Облiк матерiальних цiнностей (крiм товарiв): прибуток, видаток, облiк залишкiв.

8. Облiк заробiтної плати та нарахування пов'язаних з нею податкiв.

9. Облiк основних засобiв i нематерiальних активiв.

10. Облiк собiвартостi готової продукцiї, облiк реалiзацiї готової продукцiї.

11. Облiк товарiв (гурт - прибуток i видаток, реалiзацiя).

12. Облiк товарiв (роздрiб - прибуток i видаток, реалiзацiя).

13. Облiк послуг, наданих i отриманих.

14. Облiк реалiзацiї, можливостi додаткового аналiзу за даними про реалiзацiю.

15. Облiк кредитiв, наданих (пра-цiвники) i одержаних (банки).

16. Облiк валюти i курсових рiзниць.

17. Облiк податкiв.

18. Облiк фiнансових результатiв.

19. Податкова звiтнiсть (у т.ч. податковi декларацiї з ПДВ i податку на прибуток).

20. Бухгалтерська (статистична) звiтнiсть.

21. Можливостi розширення облiку (повний цикл валютних операцiй, вексельний обiг, бартернi операцiї).

• "1С" - зареєстрована в Росiї торгова марка фiрми "1С".
• "ДИСК" - зареєстрована в Українi торгова марка компанiї "ДИСК".
• Microsoft, Windows, Windows 95 - зареєстрованi в США торговi марки Microsoft Corporation.