| ШКОЛА |
"ГК" - №49, грудень 1999р.
|
3-й урок. Термiнологiя програми, способи внесення iнформацiї, режими роботи, види операцiй
Ми продовжуємо цикл уроків школи автоматизації
бухгалтерського обліку з допомогою програми "1С:Бухгалтерія". У минулих
уроках ("ГК" №№42,
43,
46,47)
ми зрозуміли переваги автоматизованого ведення бухобліку над звичайним,
визначили структуру плану рахунків та з'ясували, як пристосувати програму
під специфіку саме вашого підприємства. Ми вже знаємо, як вносити залишки
для тих підприємств, які вже вели бухгалтерський облік (у новостворених
підприємств залишків не буває), а також заповнили список значень субконто.
Тепер настав час поговорити про інші терміни програми, способи внесення інформації, режими роботи, види операцій.
Вікно "Список констант" містить три графи: код, найменування і значення. Вам необхідно заповнити останню.
Константи впорядковані за номерами. Назва організації для платіжного доручення (код 20 і 21) проставлена двома лінійками на той випадок, якщо по довжині назва вашого підприємства при заповненні в один рядок не поміщається (довжина константи становить не бiльше 50 символiв). При заповненні назви банку в першому рядку ви ставите власне назву, а в другому - місто у відповідному відмінку.
При заповненні кількості днів робочого періоду врахуйте таке: зарплата для кожного працівника за поточний період розраховується як його оклад (значення параметра для цього працівника), поділений на кількість днів робочого періоду (константа) і помножений на кількість відпрацьованих ним днів в цьому ж періоді (значення параметра). Отже, якщо більшість ваших працівників відпрацьовують повний місяць, то для зменшення об'єму вашої праці при нарахуванні зарплати варто встановити для цієї константи значення 1.
У жодному випадку не змінюйте коди вже існуючих констант - програма запам'ятовує код константи, а не її назву - тому змiна коду призведе до некоректної роботи тих документів, де цi константи використовувались.
Довідка "ГК":
Документ - це засiб вiдображення господарської подiї в журналi операцiй. Документи бувають трьох типiв:
Документи також враховують рiзноманiтнi фактори, що можуть вплинути на формування проводок по них або на обчислення певних сум самих проводок.
Почавши працювати з документами, ви вже не захочете вносити проводки вручну. Документи не роблять механiчних помилок, завжди дотримуються правил подвiйного запису, тобто в проводцi наявнi i дебет, i кредит в коректнiй кореспонденцiї, не плутають дебетове сальдо з кредитовим. Крiм того, що дуже важливо в умовах нашого податкового законодавства, при роботi з документами програма коректно порахує вашi валовi доходи i витрати, а також ПДВ, автоматично врахувавши момент настання першої подiї для визначення бази оподаткування.
Екранна форма Документа завжди має заголовок i може мати табличну частину.
Для Документа ми будемо вживати такi термiни, як створення, запис, проведення i друк.
Якщо у вас виникає необхiднiсть змiнити данi у вже iснуючому Документi, то пiсля його повторного запису i проведення (перепроведення) також будуть внесенi необхiднi змiни в проводки та їх суми. Це дозволяє суттєво прискорити перевiрку даних i виправлення помилок, а також дозволяє оперативно коректувати змiст i наповнення господарських операцiй, якi зареєстрованi з використанням документiв.
Весь стандартний набiр документiв пропонується в пiдроздiлi "Документи i розрахунки" роздiлу "Операцiї" головного меню.Надалi ми будемо називати данi, якi автоматично пропонуються програмою при виборi того чи iншого її елемента, початковою установкою для цього елемента програми.
ТЕРМIНОЛОГIЯСтворення Документа - це внесення даних в заголовок i табличну частину.
Запис Документа - це збереження документа в журналi операцiй без формування проводок.
Проведення Документа - це створення в журналi операцiй передбачених документом проводок.
Друк Документа - це формування на екранi та вiдтворення на принтерi друкованої форми Документа.
Не користуйтеся ручними проводками там, де для цього створенi документи. Ви заощадите свiй час i отримаєте вiдображення господарських операцiй, яке дасть змогу скористатися звiтнiстю зі стандартної поставки.
Рекомендація
Що i як робить кожен Документ, ми будемо розглядати детально в наступних публiкацiях.
Натискання клавіші F5, або кнопочки "Параметри" при перегляді списку субконто виводить на екран вікно з параметрами поточного субконто.
Перегляньте всі види субконто і заповніть їх параметри. Можна знехтувати заповненням параметрів, які використовуються як допоміжні, наприклад "Ціна відпускна" для товарів проставляється при заповненні рахунків, накладних у відповідне поле документа, причому це поле допускає коректування прямо в документі. Заповненням параметрів власних основних засобів не можна знехтувати в жодному випадку, інакше нарахування амортизації, запропоноване програмою, не буде працювати. Зараз ми зупинимось на деяких прикладах заповнення параметрiв, iншi будемо розглядати при аналiзi операцiй, в яких цi параметри використовують.
Заповнення параметрів для субконто "Контрагенти" необхідно здійснювати для першого (верхнього) рівня. Власне, параметри цього рівня використовуються для виписки рахунків, накладних і податкових накладних контрагентам, платiжних доручень.
При заповненні параметрів працівників обов'язково потрібно вказати:
26.01 - якщо його зарплата відноситься до загальногосподарських витрат,
44.01 - якщо підприємство торговельне тощо;
2 - для працюючого за договором цивільно-правового характеру,
4 - для сумісника.
Всi стандартнi звiти не прив'язанi до конкретного перiоду. Вони формуються за перiод, який визначено установками, зробленими в роздiлi "Розрахунок пiдсумкiв", блок "Вивiд пiдсумкiв". Звiти можуть формуватись тiльки за той перiод, для якого виконано розрахунок пiдсумкiв.
Довідка "ГК":
Внесення iнформацiї в журнал операцiй можливе трьома способами:
Журнал операцiй, як i будь-який список, можна переглядати за допомогою клавiш перемiщення курсора, лiнiйки прокрутки. Для перемiщення по журналу операцiй можна використовувати такi "гарячi клавiшi":
Control + “[“
для перемiщення до проводок документiв з попередньою датою;
Control + “]“
для перемiщення до проводок документiв з наступною датою;
Alt + F8
для перемiщення мiж заголовком документа i його проводками.
Всi записи в журналi операцiй можуть бути вiдсортованi за датою, рахунками дебету, рахунками кредиту, сумами проводок i змiстом операцiї. Щоби вибрати потрiбний режим сортування, необхiдно натиснути такi "гарячi клавiшi":
Control + 1
для сортування за датою;
Control + 2
для сортування за дебетом (скороченим найменуванням документа);
Control + 3
для сортування за кредитом (номером документа);
Control + 4
для сортування за сумою проводки (документа);
Control + 5
для сортування за змiстом операцiї (список розташовується в алфавiтному порядку).
Залежно вiд обраного сортування можна вести пошук iнформацiї за тою чи iншою ознакою.
"1С:Бухгалтерiя" ПРОФ 6.0 українська версiя може поставлятись як у варiантi для роботи на одному робочому мiсцi - локальна версiя, так i у варiантi роботи на декiлькох робочих мiсцях - мережна версiя. З точки зору користувача робота в локальнiй або мережнiй версiї не вiдрiзняється практично нiчим. Тому всi матерiали, якi ми будемо публiкувати, можна вiднести як до роботи з локальними, так i до роботи з мережними версiями.
СЕРВIС ПРОГРАМИ
ЗАГАЛЬНI ПАРАМЕТРИ
В попереднiх уроках ми вже частково описували призначення загальних параметрiв. Зараз звернемо увагу на ще один дуже важливий елемент - Коротке найменування органiзацiї. Вiн дозволяє бачити у загальному вiкнi програми назву пiдприємства, з базою даних якого ви зараз працюєте.
Це особливо важливо для тих, хто одночасно працює з декiлькома базами даних, що на практицi зустрi-чається доволi часто.
ПАРАМЕТРИ ЗВIТIВ
(Настройка формування стандартних звiтiв)
В настройках формування стандартних звiтiв (малюнок 9), ми можемо вибирати рiзнi режими вiдображення iнформацiї щодо бухгалтерських рахункiв, а також валют. Варто використати режим "Включати данi по субрахунках" (поставити пташку у вiконечку) з розгортанням за субрахунками. Пункт "Включати данi по валютах" необхiдний в тому випадку, якщо ваше пiдприємство має валютний облiк. Пiсля завершення вибору натиснiть клавiшу - Enter або кнопку "ОК".
ПАРАМЕТРИ ДРУКУ ЗВIТIВ
(Настройка друку стандартних звiтiв)
В цьому вікні задаються параметри, якi визначають розташування тексту стандартних звiтiв при друцi на паперi.
Колонтитул - напис на аркуші, що виводиться в чiтко встановленому мiсцi у верхнiй або нижнiй частинi аркуша, на його розташування не впливає сам текст. Корисна рiч, коли вам треба вiдрiзнити однотипнi практично однаковi документи. Наприклад, ви знаходитесь у режимi "Вiдладки" (оптимiзацiї) своїх бухгалтерських даних i кожнi 15 - 20 хвилин друкуєте, скажiмо, аналiз рахунка 71 або 50, моделюючи рiзнi ситуацiї (або хтось це робить в мережному режимi, а вас просто закидають новими варiантами). Через декiлька годин вже доволi складно розiбратись в тому, який варiант найсвiжiший. Щоб спростити ситуацiю, використайте виведення на колонтитулi дати i часу створення документа. Для цього проставте &d &t i виберiть "Виводити на першiй сторiнцi".
Тодi на кожному стандартному звiтi пiд час друку буде проставлятись дата i час створення. Коли ви,
нарештi, маєте останнiй варiант звiту, проставте n1 у колонтитулi i на звiтi з'явиться назва вашої фiрми (якщо ви заповнили першу константу згiдно з нашими рекомендацiями).
Розмiр символiв документiв, що виводяться на друк, може бути аналогiчним тому, що ви бачите на екранi - для цього потрiбно вибрати параметр "Без стискання". Пропонуються також рiзнi варiанти стискання тексту, є можливiсть встановити свої розмiри полiв на аркуші паперу під час друку.
ПАРАМЕТРИ ЖУРНАЛУ ОПЕРАЦIЙ
У цьому режимі встановлюються параметри, які впливають на ввід і перегляд проводок у журналі операцій.
"Контроль проводок" дає змогу перевірити коректність проводок, які вводяться вручну. Але не варто вибирати цей режим, бо в цьому випадку вам доведеться заповнити список "Коректнi проводки" роздiлу "Операцiї" головного меню. А для працюючого пiдприємства напевне простiше скласти реєстр некоректних проводок, анiж навпаки.
"Не розраховувати суму за курсом" дає змогу при внесеннi проводок вручну видалити обчислення суми проводки після вводу суми у валютi. Хто веде валютний облiк, нехай сам перевiрить, як йому зручнiше, а ті, в кого валютного облiку немає, можуть просто про-iгнорувати цей параметр.
"Вважати ціну валютною" встановлює режим, при якому після вводу кількості буде автоматично вираховуватися на основі ціни субконто не сума, а сума у валюті.
З параметрами "Копіювати Дату, Дебет, Кредит, Суму, Текст операції" ви вже ознайомлювались, коли вводили залишки i вiдповiдно їх вибирали. Цей параметр встановлює, які з перелiчених реквізитів поточної проводки повинні переноситися у нову проводку під час копіювання в журналі операцій.
"Суми без копійок з розділювачами" дає змогу встановити режим, при якому ввід і вивід сум у журналі операцій буде виконуватися без копійок, але з розділювачами тріад. На сьогодні параметр встановлювати недоцiльно, оскільки в нашому грошовому обiгу поки що використовуються копiйки.
"Номер журналу за замовчуванням" і "Пріоритет за замовчуванням" встановлюють номер журналу i пріоритет, які будуть присвоюватися проводкам, що вводяться до журналу. Роздiлення журналу на декiлька i використання прiоритетiв буде розглянуто пiзнiше.
Параметр "При перемиканні між журналами..." встановлює один із двох варіантів позиціонування курсора при виборі іншого журналу. В одному варіанті курсор встановлюється на останнє положення у вибраному журналі, в іншому - на рядок з тою ж датою, що і рядок у відкритому журналі, або на той же документ.
ПРИНТЕР...
(Настройка принтера)
"1С:Бухгалтерiя" ПРОФ 6.0 дозволяє формувати зображення на всiх типах принтерiв, якi пiдтримуються операцiйною системою Windows. Настройки принтера, якi ви побачите в цьому роздiлi, визначаються типом принтера i режимами, якi для нього можна вибирати. Для того, щоби побачити будь-який звiт на екранi, необхiдно вибрати хоча би якийсь принтер.
Статистика дзвiнкiв на лiнiю консультацiй компанiї "Диск" свiдчить, що запитання про вiдсутнiсть звiту на екранi пiсля виведення його на друк посідає друге мiсце за повторюванiстю. Бiльш нiж у 95 вiдсотках випадкiв причиною є те, що не вибрано принтер в меню "Настройка принтера".
ЗБЕРЕЖЕННЯ ДАНИХДля одержання екранної форми звiту (друкованої форми документа) на монiторi вашого комп'ютера необхiдно, щоби був вибраний хоча б якийсь принтер або iнший пристрiй вiзуалiзацiї iнформацiї в роздiлi головного меню "Сервiс" пiдроздiл "Настройка принтера". В iншому разi пiсля формування будь-якої друкованої форми ви побачите порожній екран.
Довідка "ГК":
Збереження даних дуже важливе. Не приєднуйтесь, будь-ласка, до численної когорти користувачiв програмного забезпечення, якi переконалися в цьому на власному гiркому досвiдi, тобто пiсля втрати частини важливої iнформацiї. Втратити iнформацiю можна внаслiдок пошкодження баз даних вiрусом, який раптово потрапив на ваш комп'ютер, внаслiдок механічної поломки вашого жорсткого диска, внаслiдок несподiваного вимкнення електроенергiї в той момент, коли ви щось записували, внаслiдок некоректних дiй iнших користувачiв, внаслiдок крадiжки обладнання; на жаль, пiсля тривалого перелiку змушенi поставити "...".
Результат знищення або часткового знищення бази даних ви побачите вiдразу: в журналi операцiй бракуватиме проводок, а ви точно пам'ятаєте, що ще вчора їх вносили, списки субконто зменшилися в розмiрах тощо.
Програма дозволяє робити архiвнi копiї, що повнiстю мiстять всю бухгалтерську iнформацiю, з системи на момент створення копiї: проводки, всi списки субконто, константи, пiдсумки тощо.
2. Виберiть з роздiлу "Сервiс" пункт збереження даних
3. У запитi, що з'явився на екранi, початково пропонується а:\, якщо ви зберiгатимете на дискеті, то нiчого не змінюйте i погоджуйтесь iз запропонованим, натискаючи клавiшу Enter або кнопочку "ОК". Якщо вам вiдомi термiни "Шлях до каталогу", то можете вибрати iнакший носiй вашої архiвної копiї - наприклад, окремий каталог (директорiю) на жорсткому диску iншого комп'ютера в мережi.
4. Вiдповiдно до запитiв програми, вставляйте дискети для продовження запису архiвної копiї. Не забудьте дискети пiдписати, вказавши дату створення архiвної копiї, i обов'язково пронумерувати так, як їх нумерувала програма.
ВIДНОВЛЕННЯ АРХIВНОЇ КОПIЇ
Якщо одного чудового сонячного ранку ви з'ясували, що вашi данi втраченi, похвалiть себе за передбачливiсть.
1. Знайдiть вчорашню архiвну копiю.
2. Виберiть з роздiлу "Сервiс" пункт "Вiдновлення даних".
3. Вкажiть шлях до вашої архiвної копiї, для дискет це, як правило, а:\, i натиснiть Enter
4. Вiдповiдно до запитів програми вставляйте дискети, починаючи з першої i не помиляйтеся в послiдовностi.
Роздiли меню Сервiс
- Архiв документiв
- Табло
- Табло рахункiв
ми розглянемо пiзнiше.
Привчiться робити архiвнi копiї щодня, а пiсля внесення великої кiлькостi iнформацiї - i перед виходом з бухгалтерської програми! У випадку використання для створення архiвної копiї дискет користуйтесь двома комплектами: один для створення копiй по парних числах, iнший - по непарних. Це дозволить вiдновити данi навiть у випадку, коли одночасно втрачена iнформацiя на жорсткому диску i один з комплектiв дискет виявиться пошкодженим.
РекомендаціяПри вiдновленнi даних з архiвної копiї вся iснуюча бухгалтерська iнформацiя пропадає i замiнюється iнформацiєю з архiву. При створеннi архiвної копiї будьте уважнi i не переплутайте "Збереження даних" i "Вiдновлення даних". У випадку якщо при створеннi архiву ви помилково вибрали "Вiдновлення даних" i виконали цю процедуру - ви втратите тi данi, якi вносились до системи пiсля останнього створення архiву.
Довідка "ГК":
Перший пропонує характеристику тих операцiй, якi здiйснюються пiдприємством; вiдповiдно до вибраного вами типу будуть формуватись рiзнi проводки.
Наприклад, надходження грошей до каси може бути "Валовим доходом", якщо це плата за вiдвантаженi товари чи наданi послуги, може бути "Звичайною операцiєю", де не виникають валовi доходи, такою, як повернення грошей вiд пiдзвiтної особи, отримання грошей з банку тощо. Витрачання грошей може iнтерпретуватися як "Валовi витрати", якщо за змiстом це власне вони. При придбаннi основних засобiв чи нематерiальних активiв слiд вибирати "Звичайну операцiю", так само як i при передачi грошей з банку до каси, при сплатi податкiв тощо. Детальніше використання цих характеристик буде розглянуто при описi кожної конкретної операцiї.
ПДВ пропонується 4 типiв: "Виробництво", "Торгiвля", "Імпорт" i "Дiяльнiсть".
Перші два вводилися ще тодi, коли пiдприємство, яке займалося одночасно торгiвлею i виробництвом, було змушене подавати двi декларацiї з ПДВ. Прибрати їх з системи складно, оскiльки компанiя "Диск" забезпечує безкоштовну поставку форм звiтностi i консультацiйний супровід програмних продуктiв на весь термiн їхньої експлуатацiї, отже, пiдтримуються клiєнти, якi почали працювати ще до введення у дiю нового Закону про ПДВ.
Тепер варто для всiх операцiй вибирати тип "Дiяльнiсть", щоби не доводилося поступово закривати обидва типи, розбиваючи сплату ПДВ на двi суми, одну - для торгiвлi i другу - для виробництва. У випадку наявностi залишкiв на субконто "Торгiвля" i "Виробництво" їх треба поступово закрити або разово перекинути методом сторнування на субконто "Дiяльнiсть". Субконто "Імпорт" використовується для заповнення в декларацiї про ПДВ рядкiв, якi стосуються iмпорту.
|
Украинская баннерная сеть |