| ШКОЛА |
"ГК" - №51, грудень 1999р.
|
4-й урок. Рознесення грошових документів по касі і банку
Ми продовжуємо цикл уроків школи автоматизації бухгалтерського обліку з допомогою програми "1С:Бухгалтерія". У минулих уроках ("ГК" №№42, 43, 46,47,49) ми зрозуміли переваги автоматизованого ведення бухобліку над звичайним, визначили структуру плану рахунків та з'ясували, як пристосувати програму під специфіку саме вашого підприємства. Ми вже знаємо, як вносити залишки для тих підприємств, які вже вели бухгалтерський облік (у новостворених підприємств залишків не буває), а також заповнили список значень субконто.
Тепер настав час поговорити про те, що в першу чергу робить бухгалтер - про рознесення грошових документів по касі і банку.
Для того щоб ввести документ до журналу операцiй, потрiбно або натиснути кнопочку "Ввести документ" або "гарячi клавiшi".
“Alt” + F9
Перед вами в окремому вiкнi з'явиться список всiх документiв, що пропонуються програмою.
Шляхом проб можете встановити, що такий самий список "Документи i розрахунки" вiдкривається в iншому мiсцi - в роздiлi "Операцiї" головного меню, проте звiдти не вдається створювати документ, можна лише змiнювати його форму i змiст.
1. Прибутковий ордер
Розглянемо прихiд грошей до каси.
1 Виберiть в списку документiв той, що називається "Каса прибутковий ордер" (ОПР - скорочена назва) i або натиснiть клавiшу “Enter” або кнопку "Виб.". Перед вами з'явиться вiконечко цього документа.
Програма автоматично пропонує поточну дату, яку можете змiнити.
2. Виберiть кореспондентський субрахунок (рахунок) залежно вiд господарської операцiї:
Тепер цей номер субрахунка (рахунка) з'явився в полi "Рахунок кредиту" прибуткового ордера. Пiдтвердiть вибір натисканням
“Enter”
3. Якщо вибраний рахунок має аналiтичний облiк, то вiдразу ж побачите список субконто, що "прив'язаний" до цього субрахунка (рахунка).
Найімовірніше, це або працiвники, або контрагенти. Виберiть iз запропонованого списку потрiбне. Процедура вибору аналогiчна до попередньої.Нумерацiя документiв є унiкальною в межах кожного виду, наприклад, не iснує двох прибуткових ордерiв з однаковим номером. Початково пропонується наступний вiльний номер.
Довідка "ГК":
4. Далi проставте суму i заповнiть поле "Пiдстава" - все, що ви там запишете, з'явиться в журналi операцiй в графi "Змiст", а також у друкованiй формi прибуткового касового ордера.
5. Для того щоб отримати друковану форму, необхiдно натиснути кнопку "Документ", вiдкриється вiкно, де ви i побачите, як виглядатиме цей документ надрукованим.
А можливостей надрукувати цей документ - величезна кiлькiсть:
Пiсля реалiзацiї будь-якої з цих можливостей перед вами з'явиться вiконечко "Друк документа". Встановiть потрiбну вам кiлькiсть копiй i вкажiть, скiльки їх має бути на сторiнцi - одна чи двi. Пiсля цього натиснiть клавiшу або кнопку "OK".
“Enter”
Прибутковий ордер ви надрукували, тепер варто його зберегти в вашiй бухгалтерськiй програмi. Для цього або натискаєте кнопку "ОК", або клавiшу “Esc”
або кнопочку з хрестиком у правому верхньому кутку вiкна прибуткового ордера. Перед вами з'являється вiкно із запитанням "Зберегти документ?" i три варiанти вiдповiдi: "Так", "Нi", "Вiдмiна", кожен з яких ви можете вибрати "мишкою" або, пiдсвiтивши за допомогою клавiш управлiння курсором, натиснути “Enter”
Описана процедура друку, збереження i проведення стосується всiх документiв
Довідка "ГК":
Якщо ви вiдмовитесь, то проводки сформовано не буде, проте сам документ збережеться i при бажаннi може бути проведений.
Операцiї отримання грошей з банку можна розглянути на прикладi прибуткового ордера №3 вiд 05.03.99 р., а надходження виторгу в касу - на прикладi ордера №4 вiд 06.03.99 р.
Нагадуємо, що для швидкого пошуку потрiбних документiв необхiдно виконати такі дiї:
“Spese” + О + П + Р - i ви вийшли на перший прибутковий ордер
“Control” + 1 - i ви впорядкували записи за датою
Для цього потрiбно виконати такі дiї:
Хочемо звернути вашу увагу на особливостi вiдображення в журналi операцiй реалiзацiї роздрiбної
торгiвлi. Про сам документ, що це описує, ми поговоримо пiзнiше, а зараз зазначимо, що реалiзацiя вiдображається проводкою Дт 56.01 Кт 46.02. Це дозволяє коректно показати або здачу виручки в касу Дт 50.01 Кт 56.01, якщо працiвник з магазину її до каси везе, або iнкасацiю виручки з магазину вiдразу ж до банку Дт 51.01 Кт 56.01. Саме тому при одержаннi виручки з магазину в касу пiдприємства в прибутковому ордерi як кореспондентський рахунок слiд писати 56.01.
Якщо на вашому пiдприємствi один працiвник буде вносити операцiї по касi, а iнший - обробляти банкiвськi документи, то прихiд грошей до каси з банку варто вiдображати не проводкою Дт 50.01 Кт 51.01, як ви звикли, а двома:
Дрiбнi хитрощiтой, хто обробляє операцiї по касi, внесе Дт 50.01 Кт 56.01;
той, хто обробляє операцiї по банку, внесе Дт 56.01 Кт 51.01.
Це гарантує вам завжди правильне вiдображення операцiй по касi i банку без подвiйної реєстрацiї в журналi операцiй цiєї подiї. Якщо кожен з працiвникiв - один, дивлячись в банкiвську виписку, а другий - в касовi документи - зроблять проводку Дт 50.01 Кт 51.01, то ви матимете помилку внаслiдок подвоєння обороту по бухгалтерськiй операцiї.
Демонстрацiйний приклад з компакту "Готовi рiшення для бухгалтера"
На пiдприємствi "Перевал" перший виторг з'явився 06.03.99 р.Касовим ордером №4 Семченко прийняв грошi в сумi 312,78 грн, а 09.03.99 р. оприбуткував 300,00 грн через банкiвську виписку (БНВР №14). Загальний оборот по касi дебетовий - 312,78, кредитовий - 300,00 грн, залишок в касi 12,78, по банку 09.03.99 р. дебетовий оборот 5317,20, залишок на рахунку 6148,93 грн. Тепер спробуйте в документi БНВР №14 помiняти 56 на 50, а в касовому ордерi ОПР №4 56 на 50. Проведiть цi документи. Подивiться на залишки по касi i банку, вибравши з роздiлу "Звiтнiсть" "Аналiз рахунка по датах". Злякалися? Даремно. Це демонстрацiйний приклад, на якому ми вас навчимо, як дiяти правильно. Повернiть все до попереднього стану. Якщо не виходить або лiньки - ще раз перепишiть демонстрацiйну базу даних з компакту "Готовi рiшення для бухгалтера". Це можна робити доти, доки не навчитесь. Але на "живiй" базi краще вiдразу все робити правильно.
Зауваження. Якщо в ордерi ви поставите нульову суму, то програма запише документ i сформує проводки з нульовою сумою, що, вiдповiдно, нiяк не відобразиться на бухгалтерських залишках. При цьому ви будете мати можливiсть надрукувати ордер на паперi.
Проплату з каси безпосередньо представнику постачальника вiдобразити можна, але якщо така операцiя - передоплата, то в стандартнiй настройцi перша подiя за цiєю операцiєю не вiдслiдковуватиметься. Також маєте пам'ятати, що ця операцiя вимагає специфiчного юридичного оформлення дорученнями, завiреними нотарiально.
Видачу грошей для внесення на розрахунковий рахунок за аналогiєю з прибутковим касовим ордером рекомендується проводити через 56.01.
На пiдприємствi "Перевал" 05.03.99 р. видано пiдзвiтнiй
Демонстрацiйний приклад з компакту "Готовi рiшення для бухгалтера"особi Петренку видатковим касовим ордером ОВД №2 70 грн. У цьому випадку вибране субконто "Працiвники", оскiльки воно вiдкрито на рахунку 71.01. Аналогiчна ситуацiя i з ордером ОВД №20 вiд 26.03.99 р., яким Петренкові виплачено заробiтну плату. Хоча тут кореспондентський рахунок 70.01, але для вибору вiдкриваємо субконто "Працiвники" на рахунку 70.01 у планi рахункiв. А ось у випадку з ордером ОВД №4 вiд 09.03.99 р. субконто не вибрано i не пропонується для вибору взагалi, оскiльки кореспондентський рахунок 56.01 в планi рахункiв не має аналiтики.
Вибiр виду валюти проводиться за процедурою, аналогiчною вибору субконто. Крiм того, для коректного вiдображення такої подiї ви маєте записати валютний курс НБУ на день здiйснення операцiї. Для цього перед формуванням документа або пiд час цього в роздiлi "Операцiї" головного меню виберiть пiдроздiл "Валюти". Початково там пропонуються найбiльш уживанi долар США, нiмецька марка i росiйський рубль, не враховуючи гривню, звичайно.
Для цих валют в українськiй версiї передбачено друк назв літерами. Якщо ви використовуєте iншу валюту, то самостiйно поповнiть цей список. Процедура поповнення спискiв однакова, як ви пам'ятаєте, для них всiх починаючи з плану рахункiв. Далi курсором виберiть потрiбну вам валюту, "мишкою" натиснiть кнопочку "Курси", перед вами з'явиться вiконечко "Курси валют" - i назва вибраної вами. Запишiть новий день i курс валюти. Через певний перiод у вас назбирається цiла iсторiя про курс валюти. Не рекомендуємо видаляти лiнiйки цього списку принаймнi протягом року.
Пiсля створення запишiть i проведiть документ. Програма веде повноцiнний валютний облiк. Вiдкривши оборотно-сальдову вiдомiсть, ви побачите операцiї як у валютi, так i у їх гривневому еквiваленті.
У списку "Документи i розрахунки" виберiть i вiдкрийте "Банк ввiд виписки за день (розширений)". Якщо дата документа не в iнтервалi операцiй, то про це з'явиться повiдомлення. Тоді потрiбно помiняти цей iнтервал за вже описаним ранiше алгоритмом (роздiл "Операцiй" пiдроздiл "Iнтервал операцiй"), інакше програма просто не дасть вам створити цей документ.
Номер, що надається документовi, є внутрiшнiм номером програми. За потреби його можна проставити на виписцi, виданiй вам банком, - це полегшить в подальшому звертання до паперового джерела.Якщо ж ви помилково набрали дату не того перiоду (iнший мiсяць, iнший квартал), то програма таких помилок не вiдслiдковує i документ записує i проводить у будь-якому випадку!
Довідка "ГК":
Початково пропонується поточна дата. Якщо ви є платником ПДВ, переконайтесь, що в "Константах" роздiлу "Операцiї" головного меню у вас проти ПДВ проставлена ставка 20. Це потрiбно тiльки на перших кроках роботи з програмою, надалi ви точно будете пам'ятати, якi константи вами встановленi.
Перша графа табличної частини документа - це номер лiнiйки, який автоматично проставляється програмою.
У другiй графi початково пропонується рахунок 62.04 "Розрахунки з покупцями i замовниками" як найпоширеніший в банкiвськiй виписцi. Змiнити номер субрахунка можна безпосереднiм набором з клавiатури або, натискаючи клавiшу F4 , можна викликати план рахункiв i вже з нього вибрати. Пiдтвердження заповнення поля в створюваному документi здiйснюється натисканням “Enter”
Якщо вибраний вами рахунок мiс-тить аналiтику, то в наступнiй графi програма запропонує її вибрати, показавши в окремому вiкнi вiдповiдний список субконто, якщо нi, то ви це поле пропускаєте, натискаючи “Enter”
Далi ви заповнюєте графу "Видаток" при витрачаннi коштiв чи графу "Надходження" при отриманнi коштiв, при цьому вказуєте повну суму. У графi "Змiст операцiї" записуєте необхiдну вам iнформацiю - саме вона з'явиться в журналi операцiй як опис проводок. При заповненнi графи "Вид платежу" вам у будь-якому випадку буде запропоноване окреме вiкно зi списком субконто "Вид операцiї", з якого ви маєте вибрати вид вашої операцiї, i уникнути цього не вдасться.
Цей вибiр важливий, тому не намагайтесь "надурити" програму!
Не лякайтесь. Отримуючи чи вiдправляючи грошi, ви вже знаєте, чи це вашi доходи, чи витрати, як вони спiввiдносяться з iснуючою системою оподаткування. Ви ж цим займаєтесь з першого дня роботи бухгалтером, може, просто називаєте по-iншому.
У "1С:Бухгалтерiя" ПРОФ 6.0 українська версiя вiд компанiї "ДИСК" запропонована така класифiкацiя всiх ваших господарських операцiй.
Валовi доходи - це доходи, якi ви вважаєте валовими вiдповiдно до Закону України "Про оподаткування прибутку пiдприємств", i вся вiдповiдальнiсть щодо їх визначення лягає саме на вас. При цьому в графi "Рахунок облiку" необхiдно буде вказати субрахунок рахунка 48, що вiдноситься до цих доходiв (нумерацiя субрахункiв запропонована вiдповiдно до лiнiйок декларацiї про прибуток). Початково пропонується 48.А1 - "Доходи вiд реалiзацiї товарiв, робiт, послуг".
При такому виборi виду операцiї програмою виконуються такі дiї:
- по-перше, визначається, яка це подiя з точки зору оподаткування: перша чи друга, для чого перевiряється сальдо розрахункiв з контрагентом-покупцем; якщо воно не дебiтове (нульове або кредитове), то отримання грошей є першою подiєю, якщо воно дебiтове, то саме в цiй частинi отримання грошей є другою подiєю; та частина суми, яка перевищує дебiтове сальдо, буде iнтерпретована як перша подiя;
- по-друге, на пiдставi визначеного вище формуються проводки. Якщо це перша подiя, то транзитом через вибраний субрахунок рахунка 48 прописується прихiд грошей, наприклад:
Дт 51.01 Кт 48.А1;
Дт 48.А1 Кт 62.04,
а також Дт 67.01 Кт 68.02,
де вiдображається податкове зобов'язання з ПДВ, сума якого проставлена в останнiй графi банкiвської виписки.
Якщо ж це не перша подія, то
Дт 51.01 Кт 62.04.
Якщо прихiд грошей є частково другою подiєю, а частково - першою, то вiдповiдно до сальдо розрахункiв сума так i вiдобразиться двома блоками проводок. Бачите, як розумна програма полегшує ваше життя.
Валовi витрати - це тi витрати, якi за змiстом ви саме такими вважаєте вiдповiдно до Закону України "Про оподаткування прибутку пiдприємств". I ще бiльша вiдповiдальнiсть, нiж з валовими доходами, щодо їх визначення лягає на вас. У графi "Рахунок облiку" вибирається потрiбний субрахунок, що поiменований вiдповiдно до лiнiйок декларацiї про податок на прибуток, з вказанням у наступнiй графi аналiтики цих валових витрат. Початково пропонується 18.Ж1 "Придбання матерiальних цiнностей". За аналогiєю з валовими доходами для валових витрат теж визначається перша подiя, для якої робляться проводки, наприклад:
Валовi доходи облiковуються на 48 разом з ПДВ вiдповiдно до рекомендацiй Мiнфiну №168 вiд 04.08.97 р. Декларацiя про прибуток, запропонована програмою, заповнюється з вiдкиданням сум ПДВ. Заповнення граф Декларацiї залежить тiльки вiд вас: як ви визначите вид валових доходiв i витрат i на який рахунок ви їх запишете, так вони i вiдобразяться в декларацiї.
Дт 60.01 Кт 18.Ж1,
Дт 18.Ж1 Кт 51.01 - собiвартiсть
без ПДВ;
Дт 60.01 Кт 51.01 - величина
ПДВ;
Дт 68.02 Кт 67.02 - податковий кредит.
Дт 68.02 Кт 67.02 - сума ПДВ зi знаком "мінус".
Програма реєструє ваше право на податковий кредит незалежно вiд наявностi у вас паперової податкової накладної. Якщо її немає, то податковий кредит необхiдно сторнувати ручною проводкою.
Друга подiя для валових витрат вiдображається однiєю проводкою, наприклад, такою:
Дт 60.01 Кт 51.01.
Повернення валовi витрати сторно застосовується у випадку повернення вашим контрагентом-постачальником ранiше проплачених йому грошей, якi були класифiкованi як валовi витрати.
Не видаляйте проводки, сформованi документом, бо при перерахунку пiдсумкiв у кiнцi звiтного перiоду (а це обов'язкова процедура у випадку внесення документiв не в хронологiчному порядку) документи перепроводяться i знову формують всi вiдповiднi до iнформацiї в документi проводки!!! Для внесення коректив вводiть додаткову ручну проводку!!!
Повернення валовi доходи сторно застосовується при поверненнi вами грошей вашому покупцевi.
ПДВ з прибутку або точнiше її слід було б назвати просто "З прибутку",- це всi тi видатки, що ви здiйснюєте за рахунок прибутку, тому що їх неможливо класифiкувати саме як валовi витрати; при цьому у вас не робиться перевiрка на наявнiсть першої подiї, також не виникає податкового кредиту з ПДВ, а проводка має вигляд, наприклад,
Дт 60.11 Кт 51.01.
Повернення ПДВ з прибутку - повернення контрагентом-постачальником грошей, якi ви збиралися витрачати за рахунок прибутку фiрми.
Бажано при облiку розрахункiв з постачальниками i покупцями використовувати запропонованi планом рахункiв субрахунки 60, 62 та 76 залежно вiд змiсту операцiй.
Звичайна операцiя - це така операцiя, яка не могла бути класифiкована як жодна з попереднiх. Як правило, при надходженнi грошей на розрахунковий рахунок так класифiкуються отримання грошей з каси, отримання оплати за векселем, отримання банкiвського кредиту тощо. При витрачаннi грошей з розрахункового рахунка звичайною операцiєю є оплата емiтованого вами векселя, сплата податкiв, видача грошей до каси, виплата працiвникам заробiтної плати на їхнi особовi рахунки тощо. При цьому обов'язково в останнiй графi банкiвської виписки необхiдно проставити нуль.
Крiм того, як звичайна операцiя класифiкується проплата за основнi фонди i нематерiальнi активи, призначенi для виробничого використання, тобто тi, що пiдлягають амортизацiї. При цьому програмою вiдслiдковується перша подiя для ПДВ, залежно вiд якої у вас виникає або не виникає податковий кредит.
Повернення звичайна операцiя, якщо цiй операцiї в однiй з банкiвських виписок передувала подiя витрачання грошей, позначена вами як звичайна операцiя.
Пiсля того як ви визначились з типом вашої господарської операцiї, продовжуємо заповнювати бан-кiвську виписку.
Програма не дозволить вам провести банкiвську виписку, в якiй витрачання грошей назване "Валовими доходами" або "Поверненням валових витрат", а надходження грошей назване "Валовими витратами" або "Поверненням валових доходiв", про що ви i отримаєте вiдповiдне повiдомлення.
Наступна графа "Аналiтика рахунка облiку" пропонується до заповнення в тому випадку, якщо ви вибрали валовi доходи або валовi витрати, а також їх сторнування, при чому необхiдно вибрати того ж самого контрагента, що є в графi "Аналiтика". Для звичайної операцiї ви також при бажаннi можете заповнити графу "Рахунок облiку" i вибрати аналiтику, проте це жодним чином не вплине на формування проводок.
Графа "Вид дiяльностi" стосується облiку ПДВ, на сьогодні варто вибирати субконто пiд четвертим номером - "Дiяльнiсть".
В останнiй графi пропонується сума ПДВ. Для деяких звичайних операцiй воно не потрiбне, як наприклад, видача грошей до каси, оплата за банкiвськi послуги. У цьому випадку зiтрiть його натисканням клавiшi “Delete”
або наберiть з клавiатури 0,00.
Пiсля заповнення чергової лiнiйки табличної частини документа пропонується заповнення наступної. Якщо в цьому немає потреби, тобто ви внесли всi записи з банкiвської виписки, натиснiть “Esc”
Друкованої форми цей документ не має, тепер залишилося його тiльки записати i провести.
Для швидкої перевiрки внесеної iнформацiї порiвняйте значення "Видаток" та "Надходження" в заголовку документа. Вони повиннi вiдповiдати денним оборотам з банкiвської виписки.
На прикладi пiдприємства "Перевал" (демонстрацiйний приклад з компакту "Готовi рiшення для бухгалтера") розгляньте, якi операцiї записанi в банкiвських виписках. Для цього в журналi операцiй за описаним вище алгоритмом вiдсортуйте тiльки банкiвськi виписки, набравши їх скорочену назву БНВР (обов'язково спочатку "пробiл"). Вiдкривайте будь-яку з них: пiдсвiтiть курсором довiльне поле виписки i натиснiть “Enter”.Якщо ви записали лiнiйку в банкiвськiй виписцi, а потiм вирiшили її вiдредагувати, то пам'ятайте:
Довідка "ГК":- як тiльки ви робите активним поле номера лiнiйки, то кореспондентський рахунок у другiй графi змiнюється на 62.04;
- як тiльки ви змiнюєте суму в лiнiйцi, то в останнiй графi вираховується ПДВ за ставкою, навiть якщо перед тим ви поставили там нуль.
Пiсля редагування банкiвської виписки ретельно перевiрте кореспондентські рахунки i суми ПДВ.
При сплатi податкiв, що вiдносяться до валових витрат (комунальний, iнновацiйний, податок на дороги тощо), у вас є два варiанти:
Довідка "ГК":- або iдентифiкувати цю операцiю як "Валовi витрати" в момент сплати, при цьому при нарахуваннi цих податкiв не потрiбно використовувати рахунок 18.19;
- або вважати сплату податкiв "Звичайною операцiєю", а при нарахуваннi вiдповiдно використовувати рахунок валових витрат.
При недотриманнi цих вимог можете зіткнутися з помилкою, адже рахувати виникнення першої подiї при сплатi податкiв вам доведеться самим, вiдповiдного документа в стандартнiй поставцi немає. Це одна з тих небагатьох господарських операцiй, вiдображати якi вам доведеться вручну.
|
Украинская баннерная сеть |