Тотальне оцифрування

На ринку офісної техніки завдяки універсальності цифрових технологій починають домінувати мультифункціональні високопродуктивні пристрої

Будь-який вид підприємницької діяльності передбачає обіг паперів, документів, презентаційних матеріалів тощо. Тому раніше чи пізніше кожен керівник замислюється над тим, яку друкувальну техніку придбати для свого офісу.

А торгівця, натомість, цікавить, яку техніку продавати, щоб не залишитися «у прольоті»: дешеву чи найновішу. Сьогодні спектр пропозицій настільки широкий, що без участі обізнаного IТ-менеджера не розібратися.

Продають (і, що важливо, купують) усе: від примітивного матричного принтера до цифрового професійного мультифункціонального документального центру. Як кажуть експерти, це щойно початок: український ринок мінімум рік насичуватиметься апаратурою останнього покоління, яку донедавна можна було придбати тільки за кордоном.

Наступ офісних гібридів

Незалежно від принципу нанесення зображення, доповнивши цифровий принтер сканером, отримаємо копір

Науково-технічний прогрес у галузі офісної техніки не обмежується глобальним переходом «у цифру». Дедалі впевненіше на ринку приживаються офісні гібриди, спроможні замінити одразу кілька пристроїв: принтер, копір, факс і сканер водночас. Так звані мультифункціональні пристрої у продажу з’явилися доволі давно, однак дотепер не викликали належного інтересу у вітчизняного покупця. Тільки нині відчутно зріс продаж такої техніки, оскільки вона дає змогу суттєво заощаджувати на закупівлі потрібного обладнання, витратних матеріалах і не займає багато місця в офісі.

Матричні та струминні принтери — архаїзм, який не старіє

Першопроходцями у сфері електронних друкувальних пристроїв вважаються матричні принтери, які пдомінували на світовому ринку із середини 70-х до початку 90-х років. Незважаючи на те, що попит на матричні принтери за останні 6—7 років неабияк упав, їх і далі закуповують багато великих українських підприємств. Матричні принтери — єдиний вибір там, де треба друкувати на спеціальних формах, самокопіювальних багатопримірникових носіях і де потрібна робота в умовах високого завантаження. Крім того, вони забезпечують найнижчу вартість сторінки.

У попередні роки було легко класифікувати і порівнювати струминні принтери. Це були недорогі серійні пристрої, покликані замінити матричні — і домашні, персональні. Деякі були пристосовані друкувати в кольорі, але жоден «не загрожував» позиціям спеціалізованих кольорових або лазерних принтерів , що набули поширення в бізнесі. Тепер значення струминних принтерів набагато зросло. Вони представлені сьогодні на ринку трьома різними секторами: дешеві пристрої для домашнього користування, пристрої бізнес-класу та висококласні принтери для художників-графіків. Головний мінус — недовговічність: від півроку до року.

Складніший вміст чорнила змушує ретельніше підходити до вибору картриджів, коли йдеться про продукцію інших фірм, адже найменша невідповідність у складі фарби може призвести до небажаних наслідків, аж до поломки друкувальної голівки. Найближчим часом струминний друк досягне максимуму своїх можливостей. Після піку йтиме пошук альтернативних рішень: струминні принтери поєднуватимуться з іншими пристроями і поступово, так само, як і матричні, відходитимуть у професійний сектор.

Проте деякі фахівці все ж вважають струминний друк технологією майбутнього, оскільки він, на відміну від лазерного, добре масштабується (важко уявити собі лазерний принтер більшого формату, ніж А3), добре поєднує монохромність і колір, забезпечує високу якість друку. Пошук триває переважно в тих ділянках, де економічні показники не мають вирішального значення, оскільки основна вада струминної технології полягає саме у високій ціні витратних матеріалів.

Лідерами в ніші струминних принтерів є Hewlett-Packard, Canon і Epson. Остання приголомшила ринок 1994 р., випустивши кольоровий струминний принтер Stylus Color зі щільністю 720 точок на дюйм. І хоча цьому принтеру для досягнення такої високої щільності та якості зображення був потрібний спеціальний папір, новинку підхопили інші виробники, яким знадобився лише рік, щоб випередити Epson.

Сьогодні кожна зі згаданих фірм може запропонувати кілька десятків моделей струминних принтерів — від персональних до мережевих для середніх робочих груп, широкоформатних струминних пристроїв для графічних робіт і професійного автоматизованого проектування.

Лазерний бум надовго

Родоначальником лазерних принтерів був HP LaserJet, випущений 1984 року. На розробку технології Hewlett-Packard витратила понад десять років і $2,5 млрд. Не дивно, що нині саме HP є світовим лідером у виробництві лазерних друкувальних пристроїв, а в Україні займає 30% ринку. Що ж до інших виробників, то можна сказати — тільки ледачий не займається виробництвом лазерних принтерів.

Xerox упевнено посів другу позицію. Це зумовлено докорінними змінами в стратегії цієї компанії, яка багато коштів вкладає в те, аби покупець зрозумів, що Xerox — це не тільки копіри. До того ж ставилося завдання одразу посісти чільні позиції у виробництві принтерів різних класів — і мережевих, і персональних. Проте, витративши силу-силенну грошей на дослідження і розробки, а також на придбання нових бізнесів, Xerox, схоже, не отримав такої швидкої віддачі, як розраховував.

Canon упевнено утримує третю позицію і не прагне випереджати НР і Xerox, оскільки виграє за рахунок багатопрофільності (ця компанія має найширшу лінійку офісної техніки). Цікавий факт: після того, як Xerox — один з найбільших операторів, облишив виробництво аналогової копіювальної техніки, Canon посів лідерські позиції в цій сфері. Сьогодні до лав лідерів увірвалися Samsung, Kyocera Mita, Minolta і OKI. Samsung досить активно й агресивно намагається завоювати ринок буквально в усіх сферах, але він поки що не займається «важким» офісним обладнанням, а за 1—2 роки налагодити його випуск практично неможливо (основний профіль Samsung — виробництво моніторів).

Переваги лазерного друку — висока продуктивність, порівняльна дешевизна, простота в управлінні — дають підстави вважати, що цей напрям розвиватиметься ще довго.

У суміщених приладах кожна з функцій обійдеться дешевше

Ринок копіювальної техніки заслуговує на окремий огляд. Витіснення аналогових копірів призводить до того, що цей сегмент поступово відмирає, хоча для України цей процес може затягтися ще мінімум на п’ять років. Тут у лідерах Canon, який утримує практично половину світового ринку таких пристроїв. Згортають свою діяльність у цьому секторі Xerox і Ricoh, які мають по 12%. Можна передбачити, що в близькому майбутньому залишиться не більше одного-трьох виробників.

Цілком інша ситуація з цифровою копіювальною технікою, на ринок якої намагаються пробитися чимало гравців. Практично в рівних частках конкурують Сanon, Xerox, Ricoh, Minolta і Mita.

Попри те, що «цифра» активно почала завойовувати ринок копірів, будь-який професійний український IT-менеджер, перед тим, як обладнати офіс, має вирішити важливе питання: копір чи принтер? Причому відбувається це саме за рахунок того, що копіювальні машини дедалі частіше перебирають функцію принтерів.

Як вважають експерти компанії Minolta, принтери поступово програють у боротьбі з копірами. Причина: перехід «до цифри» першою охопив саме копіювальну техніку. Якщо доти в аналогових приладах передача інформації безпосередньо на копір була проблематичною, в цифрових копірах вона вирішується дуже просто. Натомість фахівці з OKI вважають, що принтери — набагато простіші й дешевші пристрої, технологічні вдосконалення тут потребують менших витрат, і це створює свої передумови для злиття з індустрією копірів.

Те, що є така необхідність, доводить і об’єднання деяких виробників, наприклад, Minolta і QMS, Xerox і Tektronix, Kyocera і Mita. Компанії, які традиційно спеціалізуються на випуску копірів, сьогодні потребують принтерних технологій і протягом найближчих десяти років принтерний сегмент домінуватиме над сегментом копірів. Індустрія просуватиметься в напрямі доповнення принтерів функціями сканера, внаслідок чого ми отримаємо той самий копір, але за нижчу ціну.

Якщо раніше можна було виділити три основні напрями в офісній техніці — системи офісної автоматизації (копіри), IT-обладнання (принтери) і пристрої з комунікаційними функціями, ті, що можна підключити до публічної мережі, то сьогодні всі зазначені групи вже з самого початку перекриваються: факси і копіри використовують одну й ту саму базову технологію. Сьогодні виробники дедалі більше усвідомлюють, що здебільшого покупців копірів і мережевих принтерів не цікавить, якщо можна так висловитися, коробковий продукт — їм потрібне рішення.

Приклад: пристрої з вбудованими жорсткими дисками, що дають змогу зберігати загальні елементи і форми документів.

---

Ціни на чорно-білі принтери неухильно падають

Тарас ЧАБАНОВСЬКИЙ, менеджер з питань роботи з партнерами компанії OКI Europe Limited Україна:

— Внаслідок жорсткої конкуренції ціни на чорно-білі та лазерні принтери неухильно падають. Водночас ринок матричних принтерів, які мають попит серед банків, різних фінзакладів, досить стабільний і представлений двома операторами — OKI Europe Limited і компанією Epson. У цьому секторі ціни практично не змінюються вже чотири роки, і ця стабільність збережеться надовго. OKI Europe Limited з 2000 року почала розробку кольорових принтерів, так званого середнього рівня, і за рекордно низький час «відвоювала» 9% українського ринку.

Виробники шукають нові ринки

Анатолій БАЛЮК, президент компанії DiaWest:

— Нині західний ринок сильно «перерозвинувся», що спричинило відрив його від реального застосування. В Україні ж ситуація трохи інша — у нас спостерігається щось на кшталт нового «буму» продажу. Закордонні компанії приділяють дедалі більше уваги українському ринку, який на сьогодні, порівняно із західноєвропейським, дуже відстає в розвитку. Важливу роль відіграє і те, що комп’ютерної та офісної техніки виготовляється у світі щорік більше, і багато виробників шукають нові ринки.

Заправники картриджів закуповують тонер мішками

Володимир БОЛОТНИКОВ, маркетинг-менеджер представництва компанії Samsung-electronics в Україні:

— Перезаправка картриджів не минула без участі народних умільців. Адже картридж лазерного принтера здатний витримати до чотирьох-п’яти заправок. І цим не забарилися скористатися багато фірмочок, які навчилися розкривати картриджі і заправляти їх тонером, який вони закуповують з-за кордону просто мішками. Тому вартість «кустарної» заправки коштує менше $10, а заводська — $50. А це завдає відчутних збитків багатьом компаніям.

Ми припинили виробництво струминних принтерів

Ігор ДРОЗД, менеджер з питань розвитку бізнесу представництва компанії Xerox:

— На сьогодні наша компанія надає найширшу лінійку офісної техніки на ринку України, здатну задовольнити всі потреби клієнтів у друкувальній техніці. Однак загальну політику нашої компанії не завжди можна застосувати до українських реалій. Так, торік ми припинили виробництво струминних принтерів — цей сектор, за нашими підрахунками, дуже швидко втрачає свою рентабельність.

Паперові технології безпаперовим не поступаються

Попри зростання електронного документообігу потреба в паперових документах, а отже, у відповідній офісній техніці, постійно зростає

Місткість вітчизняного ринку офісної техніки збільшується. І не в останню чергу це пояснюється підвищенням платоспроможності представників середнього і малого бізнесу. Гостра конкуренція між основними операторами обіцяє невдовзі стати особливо «пристрасною» — на кону домінування на українському ринку.

Незважаючи на швидкий розвиток, український ринок ще недостатньо сформований і далекий від європейської моделі, до того ж (що властиво країнам з перехідною економікою) доволі чутливий до політичної ситуації в країні. Останній великий спад продажу офісної техніки спостерігався під час виборів до Верховної Ради. Однак тепер ситуація нормалізувалася — обсяги продажу повернулися до колишнього рівня і зростають далі. Це можна пояснити і «допомогою» уряду, який випускає дедалі більше всілякої документації.

Виробники не прагнуть охопити всі сегменти потужності

Одна з головних проблем — у тому, що кінцевий споживач не дуже добре орієнтується в багатоманітті пропозицій. Тому хотілося б уточнити саме поняття «офісна техніка». Йдеться про далеко не про всю техніку, яка є в офісі, і не варто плутати її з технікою комп’ютерною. Насамперед це технічні рішення, які дають змогу в належних обсягах задовольнити потреби всього підприємства в організації документообігу, а саме: копіри, мережеві принтери, факсимільні пристрої та сканери. Вони успішно працюють і автономно, і підключені до комп’ютерів. Крім цього, до офісної належить вся сучасна персональна техніка, яку можна вбудовувати в офісне мережеве середовище, а це ті самі принтери і копіри.

Основні постачальники офісної техніки в Україні — Hewlett-Packard і Canon, які мають чільні позиції, а також Epson, Ricoh, Xerox, Minolta, OKI і Kyocera Mita. Ринок сегментований досить чітко: представляємо пристрої малої, середньої і великої продуктивності, причому виробники переважно працюють в одному, максимум у двох сегментах потужності.

Щодо цін на офісну техніку, то в Києві (з коливаннями в межах 1—2%) вони цілком стабільні, а на периферії різниця може сягати 10—30%. На сьогодні тільки в столиці працюють кількасот фірм-дилерів, які купують продукцію у дистрибуторів і продають її кінцевому споживачеві. Поміж себе такі фірми змагаються в ефективності стратегії пошуку і залучення клієнтів та якості гарантійного і післягарантійного обслуговування.

Основних дистрибуторів офісної техніки у Києві 20—30. Для успішного позиціювання торгової марки і просування своїх товарів багато із зазначених вище компаній відкрили в Україні свої представництва, які є кураторами дистрибуторів і дилерів. Усе це свідчить про те, що ринок дедалі більше тяжіє до західної системи продажу, коли великі фірми-імпортери (дистрибутори) матимуть свої мережі магазинів.

Український споживач віддає перевагу аналоговій техніці перед цифровою, але підриває її «лівими» комплектувальними

Характерна тенденція на всьому світовому ринку оргтехніки полягає у постійному зниженні цін (особливо це відчувається на комп’ютерній техніці та в сегменті офісних машин малої продуктивності). По-перше, цей ринок дуже динамічний: моделі швидко старіють морально, по-друге, за повного освоєння виробничої лінії продукту, що недавно з’явився, витрати на його «тиражування» падають, що безпосередньо зумовлює зниження кінцевої ціни.

Проте бувають і винятки. Так, Canon цього літа трохи (на 1—2%) підняв ціни. Це було пов’язано з новою єдиною маркетинговою стратегією цієї компанії, спрямованою на перепозиціювання торгової марки.

Однією з основних тенденцій на світовому ринку офісної техніки є впровадження цифрової апаратури замість аналогової: вища якість, зручність, оперативність і менші витрати — головні плюси цифрової техніки. Чимраз більший попит мають повнокольорові копіювальні і друкувальні пристрої (тенденція колоризації). Це відбувається за рахунок нових розробок у цій галузі і, як наслідок, здешевлення кольорового друку.

Однак в Україні цей процес, за прогнозами аналітиків, може суттєво затягтися: багато вітчизняних підприємств не прагнуть потурати світовій моді і віддають перевагу надійній і перевіреній часом аналоговій «че-бе» техніці (а якщо вона в доброму робочому стані — і поготів). Але хоч там як, за прогнозами аналітиків, вже за 3—4 роки тільки в Україні цифрова апаратура охопить 25—30% всієї офісної техніки.

Одна з проблем, з якою стикається майже кожен, хто має стосунок до оргтехніки, — це заміна комплектувальних. Сьогодні на ринку дуже багато фірм, які виготовляють і надають витратні матеріали до офісної техніки паралельно з продукцією знаних брендів. Наприклад, фірма JETTEC, яка виробляє картриджі стандарту Epson. Ці комплектувальні зазвичай дешевші від оригінальних і тому мають чималий попит. Проблема в тому, що вони швидко виходять з ладу, а використовуючи неоригінальні деталі, у разі поломки людина втрачає право на гарантійне обслуговування.

Останнім часом дедалі ефективніше почали використовувати струминні та лазерні факси. Їхній рівень друкування суттєво відрізняється від «термопаперових», у яких основними проблемами є низька якість і нетривале зберігання документації.

З’явилися також цілком нові рішення, такі як інтернет-факси та інтернет-копіри. Щодо специфічного офісного обладнання, наприклад, знищувачів паперів, то їх купують переважно великі фірми й організації, які приділяють багато уваги своїм секретам.

Вибираємо за вартістю використання

За статистикою, тільки 30% витрат на офісну техніку пов’язані з її придбанням. Інші 70% відносять на витрати з експлуатації та обслуговування

Тому, купуючи, необхідно особливу увагу звернути на сервіс і гарантійне обслуговування апаратів. Також велике значення має використання фірмових запасних частин і витратних матеріалів.

Крім того, щоб визначитися з купівлею, треба з’ясувати, який обсяг документації ви маєте намір продукувати. Якщо йдеться про традиційну офісну ділову документацію, де не дуже важлива якість друку, цілком можна обійтися придбанням одного—двох персональних лазерних принтерів. Лідери у цій сфері — Hewlett-Packard, Canon, Xerox і Lexmark — пропонують нові рішення ціною $180—350 за один.

Для разових багатотиражних роздруків потужну техніку можна і не купувати

Однак перш ніж купити, треба замислитися і не припуститися однієї поширеної помилки, вважаючи, що, встановивши в підрозділі кілька персональних принтерів, можна заощадити на придбанні продуктивнішої мережевої моделі. Зазвичай враховують лише первинні витрати і не беруть до розрахунку вартість експлуатації. Але ж саме вона підвищує ефективність вкладення коштів. Своєю чергою менші експлуатаційні витрати мережевих принтерів порівняно з персональними пов’язані з докорінними відмінностями між цими двома типами пристроїв.

Ціна на монохромні мережеві принтери — $700—2000. Продуктивність — 20—40 сторінок на хвилину.

Якщо йдеться про рекламно-маркетингові матеріали — візитівки, листівки, брошури, буклети, роздаткові матеріали, де кількість примірників перевищує 3 тис., звичайний персональний принтер і навіть мережевий не підійдуть. По-перше, тут не обійтися без кольорового друку, по-друге, потужності «мережників» замалі. Звісно, якщо ви роздруковуєте такі матеріали лише інколи, купувати потужну кольорову техніку сенсу немає і можна скористатися послугами численних копі-центрів і друкарень. Однак якщо ваш бізнес потребує багато рекламно-маркетингових матеріалів, користуватися послугами інших організацій дорого і надто довго.

Наприклад, якщо колір не дуже важливий, але іноді потрібен оперативний кольоровий друк до 1000 примірників на місяць, цілком може придатися кольоровий струминний принтер ($100—1500). Проте варто пам’ятати, що струминні принтери чутливі до якості паперу, а недорогий принтер витрачає багато чорнила, яке дорого коштує.

Щодо кольорових лазерних принтерів для корпоративних користувачів, то вони останнім часом стали доступніші за ціною і продуктивніші (до 60 тис. копій на місяць). Вартість таких апаратів — $2000—5000.

Купуючи багатофункціональний апарат, визначте, що для вас важливіше — факс, принтер чи копір

Після появи в офісі копіра швидкість документообігу збільшиться майже вдвічі. Але, по-перше, потужні копіювальні апарати досить дорогі ($3—18 тис.). Тому з’ясуйте коло завдань для копіра, визначте необхідну продуктивність апарата, швидкість копіювання, ресурс витратних матеріалів. Важливо знати собівартість однієї копії, причому з урахуванням серед ціни витратних матеріалів і запасних частин, які будуть потрібні для її виготовлення. На малих апаратах вартість копії вища.

Потрібно оцінити необхідність виправлень оригіналу, що копіюється: масштабування, усунення тіней тощо. Нарешті, для виготовлення великої кількості копій потрібний чималий запас паперу в касетах і можливість автоматично друкувати багато копій. Також треба звертати увагу на додаткові можливості та пристрої кожної моделі — опції, які потім можуть стати у великій пригоді під час роботі. Так, високошвидкісні копіри переважно устатковуються автоподанням документів, що суттєво полегшує процес копіювання багатосторінкової документації.

Усі копіри (крім персональних) потребують періодичного технічного обслуговування, необхідно заздалегідь дізнатися про його вартість. Під час експлуатації копіра потрібна регулярна заміна ряду частин і матеріалів: девелопера, барабана, очисних ножів, всіляких прокладок, фільтрів тощо. Заміна їх виконується за технологічною картою виготовника. Зазвичай тільки вартість робіт з обслуговування (без урахування частин і матеріалів) становить на рік 10—30% первинної вартості апарату.

Вибираючи апарат, часто виходять з витрат на експлуатацію протягом двох років — базового терміну експлуатації, прийнятого економістами в більшості країн. До цієї суми включається ціна придбання, витрати на тонер, усі витратні частини та матеріали, а також вартість обслуговування.

Сьогодні багато виробників пропонують багатофункціональні офісні пристрої. Основним елементом одних може бути принтер, інших — факс, третіх — копір. Кожний з таких пристроїв розрахований на різні обсяги друкування. Тому, вибираючи пристрій «три в одному», зважте, яка функція вам потрібніша і віддавайте тоді перевагу тій чи іншій моделі. Крім того, існують додаткові вузли і до копірів, і до принтерів.

Наприклад, дуплекс для двобічного копіювання, фінішер, який може сортувати, згруповувати, перебирати і скріплювати комплекти копій або роздруків, фальцювальник, за допомогою якого можна брошурувати і скріплювати документи. Такі «доважки» можуть коштувати до $1000, хоча набагато спрощують процес роздруку за великих завантажень.

---

Компанія не має політики знищувати попередню серію, якщо з’являється нова

Андрій ТИТОВ, менеджер роздрібного каналу офіційного представництва фірми Canon в Україні:

— Сanon розробляє продукцію під наш «середній клас», тобто офісна техніка має бути не дуже дорогою. Ціни на техніку Canon стабільні.

Вони можуть знижуватися тільки на старі види продукції. У компанії немає політики знищувати попередню серію, якщо з’являється нова: можна купити і нові моделі, і старіші. Крім того, відстежуються найуспішніші моделі, і в цьому разі Canon спокійно ставиться до ситуації: певний час продукція не оновлюється. Це можна спостерігати з персональними копірами і деякими моделями принтерів. Наприклад, одна модель залишається популярною вже три роки, і тільки недавно надійшла інформація про її оновлення.

Дешевше купити один повнокольоровий мережевий копір, аніж кілька кольорових і чорно-білих принтерів

Сергій БАЗИЛЕНКО, системний аналітик компанії Xerox:

— Нині актуальним є зростання попиту на великі кольорові копіри для корпоративних клієнтів. Адже мережеві копіри мають саме ті пріоритети, які необхідні великим і середнім фірмам — найбільш найплатоспроможнішим клієнтам. По-перше, набагато дешевше купити один повнокольоровий мережевий копір, ніж кілька кольорових і чорно-білих принтерів. По-друге, система авторизації користувачів дає змогу контролювати використання витратних матеріалів, а отже, скоротити витрати на експлуатацію.

Серед користувачів склалася помилкова думка про те, що Xerox займається тільки виробництвом копірів, а насправді ми так само займаємося і принтерами, і копірами виробничого друку. Однак торік ми відмовилися від виробництва струминних принтерів.

До речі, з цим пов’язана ще одна дезінформація, у деяких виданнях встигли написати, що компанія Xerox пішла з ринку «соха» (PC). Але це не так, ми охоплюємо і цей сегмент ринку. Ми й далі випускаємо лазерні принтери і настільні копіри.

Багато цифрових копіювальних машин мають «від народження» функцію мережевого друку

Ігор ВОЛИНСЬКИЙ, менеджер з маркетингу Digital & High Volume копірів «Мінолта-Україна»:

— Говорити про ринок копіювальних апаратів, не торкаючись принтерів, означає розглядати лише один бік медалі.

Сучасні тенденції такі, що багато цифрових копіювальних машин мають «від народження» функцію мережевого друку. Але, народжені «з копіювальною ідеологією», вони, природно, успадковують і переваги копіювальних технологій — нижчу вартість відбитку, набагато вищий ресурс — звісно, в одному швидкісному класі. Додаткові можливості саме цифрових копірів — сканування, робота у факс-режимах.

Вдало інтегрований у документообіг замовника, цифровий копір цілком замінює кілька пристроїв від різних виробників, суттєво знижуючи вартість володіння, витрати на сервіс тощо.

Багатофункціональний апарат збирають, як конструктор

Тетяна ТРОФИМЧУК, менеджер з маркетингу і реклами NTT System LTD, авторизованого дистрибутора фірми Kyocera Mita:

— Сьогодні найліпшим вирішенням для організації документообігу є застосування багатофункціональних пристроїв. Це повністю цифрові, високопродуктивні та надійні рішення.

Зазвичай МФУ має безліч додаткових пристроїв, щоб створити цілком закінчене рішення з обробки документів: розділові лотки для документів від різних офісів, спеціальні пристрої-фінішери, які сортують, степлюють, брошурують копії на виході, мережеві поштові «скриньки». Крім того, офісна техніка має добре «вписуватися» в офіс (просто бути зручною для всіх).

Багатофункціональний апарат, коли його встановлюють, збирають, як конструктор. За основу береться, наприклад, копір, а потім до нього додають інші пристрої, причому схема побудови залежить від кількості працівників, офісу тощо.